ในทางกฎหมาย "วัตถุที่ประสงค์" (หนังสือบริคณห์สนธิ ข้อ 3) เปรียบเสมือนการกำหนดขอบเขตอำนาจกระทำการของนิติบุคคล หากบริษัทดำเนินกิจการนอกเหนือจากที่จดทะเบียนไว้ การกระทำนั้นอาจถือเป็น "Ultra Vires" หรือการกระทำที่ไม่มีผลผูกพันบริษัท ซึ่งส่งผลเสียต่อความน่าเชื่อถือและการทำนิติกรรมกับคู่ค้า ดังนั้น เมื่อธุรกิจต้องการขยายขอบเขตการค้าหรือเปลี่ยนทิศทางการดำเนินงาน บริษัทจึงต้องดำเนินการแก้ไขเพิ่มเติมวัตถุที่ประสงค์ให้ครอบคลุมตามขั้นตอนดังนี้:
1. การจัดประชุมผู้ถือหุ้นเพื่อขอมติพิเศษ
บริษัทต้องจัดประชุมผู้ถือหุ้นเพื่อพิจารณาแก้ไขหนังสือบริคณห์สนธิ ข้อ 3 โดยมีหลักเกณฑ์สำคัญคือ:
- การส่งหนังสือนัดประชุม: ต้องส่งคำบอกกล่าวนัดประชุมทางไปรษณีย์ตอบรับ หรือส่งมอบถึงตัวผู้ถือหุ้นทุกคนล่วงหน้าไม่น้อยกว่า 14 วัน ก่อนวันประชุม
- การลงโฆษณา: ในกรณีที่บริษัทมีหุ้นชนิดที่มีใบหุ้นออกให้แก่ผู้ถือ หรือตามที่ข้อบังคับกำหนดไว้ ต้องลงโฆษณาในหนังสือพิมพ์แห่งท้องที่หรือสื่ออิเล็กทรอนิกส์ร่วมด้วย
- การลงมติ: การแก้ไขวัตถุที่ประสงค์ต้องได้รับ "มติพิเศษ" ด้วยคะแนนเสียงข้างมากไม่ต่ำกว่า 3 ใน 4 ของจำนวนเสียงทั้งหมดของผู้ถือหุ้นที่มาประชุมและมีสิทธิออกเสียง
2. การเตรียมข้อมูลและเอกสารจดทะเบียน
บริษัทควรระบุรายการวัตถุประสงค์ที่ต้องการเพิ่มให้ชัดเจน โดยมักอ้างอิงตามรหัสประเภทธุรกิจ (TSIC) ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าเพื่อให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน เอกสารที่ต้องใช้ประกอบด้วย:
- คำขอจดทะเบียนบริษัทจำกัด (แบบ บอจ.1) และแบบคำรับรองการจดทะเบียน
- รายการจดทะเบียนแก้ไขเพิ่มเติม และ/หรือ มติพิเศษ (แบบ บอจ.4)
- แบบวัตถุที่ประสงค์ (แบบ ว.): ต้องระบุวัตถุประสงค์ทั้งหมดที่ได้รับการแก้ไขใหม่
- หนังสือบริคณห์สนธิฉบับแก้ไขเพิ่มเติม (ชำระค่าอากรแสตมป์ 50 บาท)
- แบบ สสช.1 เพื่อระบุรายละเอียดประเภทธุรกิจที่จะดำเนินการจริง
3. กำหนดเวลาและสถานที่ยื่นจดทะเบียน
กรรมการผู้มีอำนาจต้องยื่นคำขอจดทะเบียนต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าภายใน 14 วัน นับแต่วันที่มีมติพิเศษ หากล่าช้าอาจมีโทษปรับตามกฎหมาย ปัจจุบันสามารถยื่นผ่านระบบ จดทะเบียนนิติบุคคลดิจิทัล (DBD Biz Regist) ซึ่งจะได้รับส่วนลดค่าธรรมเนียมร้อยละ 50 ตามนโยบายส่งเสริมรัฐบาลดิจิทัล