การย้ายที่ตั้งสำนักงานใหญ่ภายในเขตจังหวัดเดียวกัน (เช่น ย้ายจากเขตหนึ่งไปอีกเขตหนึ่งในกรุงเทพฯ หรือย้ายภายในจังหวัดนนทบุรี) เป็นรายการจดทะเบียนแก้ไขเพิ่มเติมที่มีความซับซ้อนน้อยกว่าการย้ายข้ามจังหวัด เนื่องจาก ตามกฎหมายไม่ได้กำหนดว่าจะต้องได้รับอนุมัติจากที่ประชุมผู้ถือหุ้นหรือที่ประชุมคณะกรรมการ อย่างไรก็ตาม เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงเป็นไปอย่างมืออาชีพและถูกต้องตามระบบนิเวศดิจิทัลในปัจจุบัน ผู้ประกอบการควรปฏิบัติตามขั้นตอนดังนี้:
1. การเตรียมความพร้อมและมติภายใน
แม้กฎหมายจะไม่บังคับเรื่องมติที่ประชุมสำหรับการย้ายในจังหวัดเดียวกัน แต่ในทางปฏิบัติบริษัทอาจจัดให้มีการประชุมคณะกรรมการเพื่อพิจารณาอนุมัติให้ย้ายสำนักงาน เพื่อความเป็นระเบียบในการบริหารจัดการภายใน หากมีการจัดประชุม สามารถระบุรายละเอียดการประชุมในคำขอจดทะเบียนได้ แต่หากไม่มีก็ไม่จำเป็นต้องอ้างอิงถึง
2. หน้าที่ต่อกรมสรรพากร (สำหรับผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT)
หากบริษัทจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) บริษัทมีหน้าที่ต้องแจ้งเปลี่ยนแปลงที่อยู่ต่อกรมสรรพากรด้วย แบบ ภ.พ.09 โดยต้องยื่นล่วงหน้า ไม่น้อยกว่า 15 วัน ก่อนวันที่จะมีการเปลี่ยนแปลงจริง หากยื่นล่าช้าจะมีโทษปรับทางอาญาและอาจส่งผลกระทบต่อสิทธิในการเครดิตภาษีซื้อ
3. รายการเอกสารหลักฐานสำหรับยื่นจดทะเบียน DBD
ในการยื่นจดทะเบียนแก้ไขที่ตั้งสำนักงานต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) ต้องจัดเตรียมเอกสารดังนี้:
- คำขอจดทะเบียนบริษัทจำกัด (แบบ บอจ.1)
- แบบคำรับรองการจดทะเบียนบริษัทจำกัด
- รายการจดทะเบียนแก้ไขเพิ่มเติม (แบบ บอจ.4) โดยระบุที่ตั้งแห่งใหม่และเลขรหัสประจำบ้าน
- แผนที่แสดงที่ตั้งสำนักงานแห่งใหม่ และสถานที่สำคัญบริเวณใกล้เคียงโดยสังเขป
- หลักฐานการมีสิทธิใช้สถานที่ เช่น สัญญาเช่าอาคาร หรือหนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่ พร้อมสำเนาทะเบียนบ้านที่ตั้งสถานประกอบการ
- สำเนาบัตรประจำตัวกรรมการ ที่ลงชื่อในคำขอ
- หนังสือมอบอำนาจ (กรณีไม่ได้มายื่นด้วยตนเอง)
4. ช่องทางและกำหนดเวลาการจดทะเบียน
- ช่องทาง: สามารถยื่นจดทะเบียนได้ที่สำนักงานพัฒนาธุรกิจการค้าในเขตที่บริษัทตั้งอยู่ หรือผ่านระบบ จดทะเบียนนิติบุคคลดิจิทัล (DBD Biz Regist) ซึ่งจะได้รับส่วนลดค่าธรรมเนียมตามนโยบายรัฐบาลดิจิทัล
- ค่าธรรมเนียม: อัตราค่าธรรมเนียมสำหรับการจดทะเบียนแก้ไขเพิ่มเติมที่ตั้งสำนักงานคือ 500 บาท (ไม่รวมค่าหนังสือรับรองและค่ารับรองสำเนา)
5. การดำเนินการหลังการจดทะเบียน
เมื่อจดทะเบียนกับ DBD เสร็จสิ้นแล้ว บริษัทควรดำเนินการดังนี้:
- แจ้งสำนักงานประกันสังคม: เพื่อเปลี่ยนแปลงข้อมูลสถานประกอบการในระบบประกันสังคมให้เป็นปัจจุบัน
- ปรับปรุงเอกสารบริษัท: แก้ไขที่อยู่ในหัวจดหมาย ใบกำกับภาษี และตราประทับ (หากตราประทับเดิมมีการระบุที่อยู่ไว้) ให้สอดคล้องกับที่ตั้งใหม่