เมื่อธุรกิจเริ่มมีการจ้างงาน แม้จะมีลูกจ้างเพียงคนแรก ก็นับเป็นก้าวสำคัญที่มาพร้อมกับความรับผิดชอบทางกฎหมาย, ตามพระราชบัญญัติประกันสังคม พ.ศ. 2533 กำหนดให้เจ้าของกิจการมีหน้าที่ต้องแจ้งจดทะเบียนสถานประกอบการเพื่อให้ลูกจ้างได้รับสิทธิประโยชน์และความคุ้มครองอย่างถูกต้อง, โดยมีรายละเอียดสำคัญที่นายจ้างต้องทราบดังนี้:
1. ใครบ้างที่มีหน้าที่ต้องขึ้นทะเบียน?
กฎหมายกำหนดให้กิจการที่มีการจ้างลูกจ้างตั้งแต่ 1 คนขึ้นไป มีหน้าที่ต้องขึ้นทะเบียนนายจ้าง, ครอบคลุมทั้งนายจ้างที่เป็น นิติบุคคล (บริษัทจำกัด, ห้างหุ้นส่วนจำกัด), บุคคลธรรมดา ที่เป็นเจ้าของกิจการ, รวมถึงมูลนิธิ สมาคม หรือกิจการร่วมค้า
2. กำหนดเวลาและสถานที่ดำเนินการ
- ระยะเวลา: นายจ้างต้องดำเนินการขึ้นทะเบียนภายใน 30 วัน นับแต่วันที่มีลูกจ้างคนแรกเข้าทำงาน,,
- สถานที่: สามารถยื่นเอกสารได้ที่สำนักงานประกันสังคมกรุงเทพมหานครพื้นที่ หรือสำนักงานประกันสังคมจังหวัด/สาขา ที่สถานประกอบการตั้งอยู่,
- ช่องทาง: สำหรับการยื่นเรื่องครั้งแรก จำเป็นต้องเดินทางไปยื่นเอกสารด้วยตนเอง หลังจากนั้นจึงจะสามารถขอรหัสเพื่อทำธุรกรรมผ่านระบบ e-Service (ออนไลน์) ได้
3. การขึ้นทะเบียนกองทุนเงินทดแทน
ในการขึ้นทะเบียนนายจ้างจะมีการประเมินเงินสมทบ กองทุนเงินทดแทน ไปพร้อมกัน โดยกองทุนนี้เป็นส่วนที่นายจ้างต้องจ่ายเพียงฝ่ายเดียวปีละ 1 ครั้ง เพื่อเป็นเงินประกันให้แก่ลูกจ้างกรณีประสบอันตรายหรือเจ็บป่วยเนื่องจากการทำงานให้นายจ้าง
4. หน้าที่ในการขึ้นทะเบียนลูกจ้าง (ผู้ประกันตน)
หลังจากขึ้นทะเบียนนายจ้างเสร็จสิ้นและได้รับเลขที่บัญชีนายจ้าง 10 หลักแล้ว นายจ้างยังมีหน้าที่แจ้งขึ้นทะเบียนลูกจ้างทุกคนเป็นผู้ประกันตนด้วยแบบ สปส. 1-03 ภายใน 30 วัน นับจากวันที่ลูกจ้างเริ่มงานเช่นกัน,,,
5. รายการเอกสารที่ต้องใช้ (สำหรับนิติบุคคล)
การเตรียมเอกสารให้ครบถ้วนจะช่วยลดระยะเวลาดำเนินการได้มาก ดังนี้,,:
- แบบขึ้นทะเบียนนายจ้าง (สปส. 1-01),
- สำเนาหนังสือรับรองการจดทะเบียนนิติบุคคล (อายุไม่เกิน 6 เดือน),
- สำเนาใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.20) หรือ ภ.พ.01 (ถ้ามี)
- แผนที่ตั้ง และ รูปถ่าย สถานประกอบการที่เห็นป้ายชื่อบริษัทและเลขที่บ้านชัดเจน,
- หนังสือมอบอำนาจ (กรณีไม่ได้มายื่นด้วยตนเอง)
6. หน้าที่ต่อเนื่องประจำเดือน
เมื่อเข้าสู่ระบบแล้ว นายจ้างมีหน้าที่หักเงินสมทบจากค่าจ้างของลูกจ้างและสมทบเพิ่มในส่วนของนายจ้างตามอัตราที่กฎหมายกำหนด เพื่อนำส่งเงินสมทบผ่านระบบออนไลน์หรือที่สำนักงานฯ ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป